Privacy PolicyPolitique de confidentialité

01Who this policy coversÀ qui s'applique cette politique

This policy applies to people who interact with DBAI in two ways: (a) our business clients, who sign up for and configure the AI receptionist, and (b) the callers and visitors who reach one of our clients' phone lines and speak with the AI agent. When a caller contacts a business that uses DBAI, that business is the owner of the resulting personal information and DBAI processes it on the business's behalf. La présente politique vise les personnes qui interagissent avec DBAI de deux façons : (a) nos entreprises clientes, qui s'inscrivent et configurent le réceptionniste IA, et (b) les appelants et visiteurs qui joignent la ligne téléphonique d'un de nos clients et parlent avec l'agent IA. Lorsqu'un appelant contacte une entreprise qui utilise DBAI, cette entreprise est propriétaire des renseignements personnels recueillis et DBAI les traite pour son compte.

02Information we collectRenseignements que nous recueillons

Depending on how you interact with us, we may collect:

Selon la façon dont vous interagissez avec nous, nous pouvons recueillir :

• Call recordings and transcripts: audio of calls handled by the AI agent and their automated transcriptions.Enregistrements et transcriptions d'appels : l'audio des appels traités par l'agent IA et leurs transcriptions automatisées.
• Caller name and contact details: information a caller provides during the conversation (e.g. their name, reason for calling).Nom et coordonnées de l'appelant : les renseignements fournis par l'appelant durant la conversation (p. ex. son nom, le motif de l'appel).
• Phone numbers: the caller's number and the business line dialed.Numéros de téléphone : le numéro de l'appelant et la ligne d'entreprise composée.
• Appointment and calendar data: dates, times, and details of bookings created by the agent.Rendez-vous et données d'agenda : dates, heures et détails des réservations créées par l'agent.
• Caller requests: for some businesses, the caller's name, number and reason for calling are recorded in a list so the business can call back.Demandes des appelants : pour certaines entreprises, le nom, le numéro et le motif de l'appel sont inscrits dans une liste afin que l'entreprise puisse rappeler.
• Email addresses: provided through our booking form when you schedule a call with our team.Adresses courriel : fournies via notre formulaire de réservation lorsque vous planifiez un appel avec notre équipe.
• Personalized demos: to create a personalized demo, we collect information about your business (name, hours, services, frequently asked questions) and the contact details of the contact person.Démos personnalisées : pour créer une démo personnalisée, nous recueillons des renseignements sur votre entreprise (nom, heures, services, questions fréquentes) et les coordonnées de la personne-ressource.
• Cookies: see section 04.1 below.Témoins de connexion (cookies) : voir la section 04.1 ci-dessous.

We do not knowingly collect more information than is necessary to operate the service, and we do not sell personal information. Nous ne recueillons pas sciemment plus de renseignements que nécessaire à l'exploitation du service, et nous ne vendons aucun renseignement personnel.

03How and why we use itComment et pourquoi nous l'utilisons

We use personal information only for clearly identified purposes:

Nous utilisons les renseignements personnels uniquement à des fins clairement déterminées :

• To answer calls, respond to enquiries, and book appointments on behalf of our clients.Répondre aux appels, traiter les demandes et prendre des rendez-vous pour le compte de nos clients.
• To capture and relay leads to the relevant business.Capturer les leads et les transmettre à l'entreprise concernée.
• To improve the accuracy and quality of the AI agent's responses.Améliorer l'exactitude et la qualité des réponses de l'agent IA.
• To schedule and confirm calls you book with our team.Planifier et confirmer les appels que vous réservez avec notre équipe.
• To meet our legal and security obligations.Respecter nos obligations légales et de sécurité.

04Consent & call recordingConsentement et enregistrement des appels

Calls handled by the AI agent may be recorded and transcribed. Where required, callers are informed at the start of a call that they are speaking with an automated assistant and that the call may be recorded, and they may decline to continue. By providing information during a call or through our forms, you consent to its processing as described in this policy. You may withdraw your consent at any time (see Your rights). Les appels traités par l'agent IA peuvent être enregistrés et transcrits. Lorsque requis, les appelants sont informés au début de l'appel qu'ils parlent avec un assistant automatisé et que l'appel peut être enregistré, et ils peuvent refuser de poursuivre. En fournissant des renseignements pendant un appel ou via nos formulaires, vous consentez à leur traitement tel que décrit dans la présente politique. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment (voir Vos droits).

Calls made to our demo agents (including the demo agent on our website) are handled by an automated assistant and may be recorded and transcribed. The caller is informed at the start of the call. Les appels faits à nos agents démo (y compris l'agent démo du site) sont traités par un assistant automatisé et peuvent être enregistrés et transcrits. L'appelant en est informé au début de l'appel.

04.1Cookies on our websiteTémoins de connexion (cookies) sur notre site web

Our website uses cookies to function properly and, where applicable, for statistics or marketing. On your first visit, a banner lets you accept or refuse non-essential cookies and manage your preferences by category:

Notre site web utilise des témoins de connexion pour assurer son bon fonctionnement et, le cas échéant, pour des fins statistiques ou de marketing. Lors de votre première visite, un bandeau vous permet d'accepter ou de refuser les témoins non essentiels, et de gérer vos préférences par catégorie :

• Essential cookies: always on, needed for the site to work (e.g. remembering your consent choice).Témoins essentiels : toujours actifs, nécessaires au fonctionnement du site (p. ex. mémoriser votre choix de consentement).
• Analytics cookies: off by default, used only with your consent to understand how the site is used.Témoins analytiques : désactivés par défaut, utilisés uniquement avec votre consentement pour comprendre l'utilisation du site.
• Marketing cookies: off by default, used only with your consent.Témoins marketing : désactivés par défaut, utilisés uniquement avec votre consentement.

No non-essential cookie is set before you give explicit consent. You can change your preferences at any time with the "Manage cookies" link at the bottom of our site. Aucun témoin non essentiel n'est déposé avant que vous ayez donné votre consentement explicite. Vous pouvez modifier vos préférences à tout moment via le lien « Gérer mes témoins » au bas de notre site.

05Service providers & sharingFournisseurs et communication

To deliver the service, we rely on trusted third-party providers who process personal information only on our instructions and under confidentiality obligations: Pour fournir le service, nous faisons appel à des fournisseurs tiers de confiance qui traitent les renseignements personnels uniquement selon nos instructions et sous obligation de confidentialité :

• Twilio: telephony and call routing.Twilio : téléphonie et acheminement des appels.
• Retell AI: the conversational voice AI that powers the agent.Retell AI : l'IA vocale conversationnelle qui propulse l'agent.
• Cal.com: appointment scheduling. DBAI creates and manages a separate Cal.com account for each business client. If the business client chooses the text reminder add-on, Cal.com also sends a reminder text to the mobile number provided by the caller.Cal.com : prise de rendez-vous. DBAI crée et gère un compte Cal.com distinct pour chaque entreprise cliente. Si l'entreprise cliente choisit l'option de rappels par texto, Cal.com envoie aussi un texto de rappel au numéro de cellulaire fourni par l'appelant.
• The business client's Google Calendar: appointments booked by the agent are added to the business's own Google calendar, which the business controls.Google Calendar de l'entreprise cliente : les rendez-vous pris par l'agent sont ajoutés à l'agenda Google de l'entreprise, qui en garde le contrôle.
• Make.com and Google Sheets: for some businesses, caller requests (name, number, reason for calling) are sent automatically to a Google Sheets spreadsheet the business can access.Make.com et Google Sheets : pour certaines entreprises, les demandes des appelants (nom, numéro, motif) sont envoyées automatiquement dans une feuille Google Sheets accessible à l'entreprise.
• Netlify: hosting of our website.Netlify : hébergement de notre site web.
• Internal management tools: to manage our prospects, clients and documents, we use tools such as Google Drive, Notion and AI assistants (e.g. Claude, by Anthropic). These tools may process the contact details of business clients and prospects (name, company, email, phone). We only share caller information with them when necessary to provide the service or respond to a request.Outils de gestion interne : pour gérer nos prospects, nos clients et nos documents, nous utilisons des outils comme Google Drive, Notion et des assistants d'IA (p. ex. Claude, d'Anthropic). Ces outils peuvent traiter les coordonnées des entreprises clientes et des prospects (nom, entreprise, courriel, téléphone). Nous ne leur transmettons des renseignements sur les appelants que lorsque c'est nécessaire pour offrir le service ou répondre à une demande.

Some of these providers may store or process data outside Quebec or Canada. Before transferring personal information outside Quebec, we assess that it receives adequate protection, as required by Law 25. Certains de ces fournisseurs peuvent stocker ou traiter des données à l'extérieur du Québec ou du Canada. Avant tout transfert de renseignements personnels hors du Québec, nous évaluons qu'ils bénéficient d'une protection adéquate, comme l'exige la Loi 25.

Service improvement by our providers. Our voice AI provider (Retell AI) may use call data in aggregated and de-identified form to improve its own services and models, in accordance with its own policies. We have taken steps with this provider to better govern this practice and will update this policy as the situation evolves. Amélioration des services par nos fournisseurs. Notre fournisseur d'IA vocale (Retell AI) peut utiliser les données d'appels de façon agrégée et dépersonnalisée pour améliorer ses propres services et modèles, conformément à ses propres politiques. Nous avons entamé des démarches auprès de ce fournisseur afin de mieux encadrer cette pratique et mettrons à jour la présente politique selon l'évolution de la situation.

We do not otherwise disclose personal information except where required by law or to protect our rights. Nous ne communiquons pas autrement de renseignements personnels, sauf si la loi l'exige ou pour protéger nos droits.

06RetentionConservation

• Call recordings and transcripts: kept for 90 days, then deleted or anonymized, unless a longer period is required to fulfill a request, comply with the law, or resolve a dispute.Enregistrements et transcriptions d'appels : conservés 90 jours, puis supprimés ou anonymisés, sauf si une période plus longue est nécessaire pour traiter une demande, respecter la loi ou régler un différend.
• Appointments in Cal.com: appointments that ended more than 90 days ago are deleted periodically.Rendez-vous dans Cal.com : les rendez-vous échus depuis plus de 90 jours sont supprimés périodiquement.
• Caller requests in Google Sheets: deleted after 90 days.Demandes des appelants dans Google Sheets : supprimées après 90 jours.
• The business client's Google Calendar: appointments added to the business's calendar are under that business's control and follow its own retention rules.Google Calendar de l'entreprise cliente : les rendez-vous ajoutés à l'agenda de l'entreprise sont sous son contrôle et suivent ses propres règles de conservation.

End of service. When a business client ends its subscription, DBAI deletes that business's Cal.com account, removes its access to the business's Google calendar, and deletes the Google Sheets spreadsheet or hands it over to the business, within 30 days. Fin du service. Lorsqu'une entreprise cliente met fin à son abonnement, DBAI supprime le compte Cal.com de cette entreprise, retire son accès à l'agenda Google de l'entreprise, et supprime la feuille Google Sheets ou la remet à l'entreprise, dans un délai de 30 jours.

After a demo. If you do not continue after the demo, the demo agent and the information collected to create it are deleted within 30 days, unless you ask us to keep them. Après une démo. Si vous ne poursuivez pas après la démo, l'agent démo et les renseignements recueillis pour le créer sont supprimés dans les 30 jours, sauf si vous nous demandez de les garder.

07SecuritySécurité

We apply reasonable physical, technical, and organizational safeguards, including encryption in transit, access controls, and limiting access to those who need it, to protect personal information against loss, theft, and unauthorized access. No method of transmission or storage is completely secure, but we work to protect your information and to notify affected parties where a confidentiality incident presents a risk of serious harm, as required by Law 25. We keep a register of all confidentiality incidents, as required by law. Nous appliquons des mesures de sécurité physiques, techniques et organisationnelles raisonnables, dont le chiffrement en transit, des contrôles d'accès et la limitation de l'accès aux personnes qui en ont besoin, pour protéger les renseignements personnels contre la perte, le vol et l'accès non autorisé. Aucune méthode de transmission ou de stockage n'est totalement sûre, mais nous nous efforçons de protéger vos renseignements et d'aviser les personnes concernées lorsqu'un incident de confidentialité présente un risque de préjudice sérieux, comme l'exige la Loi 25. Nous tenons un registre de tous les incidents de confidentialité, conformément à nos obligations légales.

08Your rightsVos droits

Under Law 25 and applicable law, you have the right to:

En vertu de la Loi 25 et de la loi applicable, vous avez le droit de :

• Access the personal information we hold about you.Accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet.
• Correct information that is inaccurate, incomplete, or ambiguous.Faire corriger des renseignements inexacts, incomplets ou équivoques.
• Withdraw consent or request deletion, subject to legal limits.Retirer votre consentement ou demander la suppression, sous réserve des limites légales.
• Request the portability of the computerized information you provided.Demander la portabilité des renseignements informatisés que vous avez fournis.
• File a complaint with the Commission d'accès à l'information du Québec.Porter plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec.

09Contact & person in chargeContact et responsable

The person responsible for the protection of personal information at DBAI can be reached at: Le responsable de la protection des renseignements personnels chez DBAI peut être joint à :

10Changes to this policyModifications

We may update this policy from time to time. When we do, we will revise the "last updated" date above, and material changes will be communicated through our website. Your continued use of the service after an update means you accept the revised policy. Nous pouvons mettre à jour cette politique de temps à autre. Le cas échéant, nous réviserons la date de « dernière mise à jour » ci-dessus, et les changements importants seront communiqués via notre site web. Votre utilisation continue du service après une mise à jour signifie que vous acceptez la politique révisée.